Od výmeny žiarovky po AI: čo firme prinesie Prevádzkovo?

Čo tým firma získa

• Jedného partnera pre viac potrieb. Bežné opravy a podľa programu aj počítače, sieť, web či vlastné automatizácie môže riešiť v jednej spolupráci.
• Prehľad v aplikácii. Požiadavky, fotografie, termíny, stav prác, notifikácie, čerpanie hodín aj faktúry nájde na jednom mieste.
• Vopred známu cenu programu. Vie, akú mesačnú kapacitu má k dispozícii, a môže si podľa nej rozvrhnúť práce.
• Dopravu v dohodnutej zóne a potrebné náradie. Pri zahrnutých fyzických prácach nemusí kvôli každej návšteve osobitne riešiť technické vybavenie.
• Pravidelný priestor na zlepšovanie. V programoch s digitálnymi službami môže venovať čas aj webu a IT, v najvyššom programe navyše aplikáciám, automatizáciám a AI.
• Možnosť vyskúšať si spoluprácu. Začína sa jedným plateným skúšobným mesiacom. Pokračovanie nevzniká automaticky.

Menej zháňania a dohadovania

Pri niekoľkých opravách mesačne nemusí mať vlastný údržbár dosť práce na celý úväzok. Pri samostatných zákazkách treba dohodnúť rozsah a termín. Ak opravy, počítače a web riešia rôzni dodávatelia, pribúdajú ďalšie kontakty, správy a dohody. Zorganizovať to všetko často zostane na majiteľovi.

Pri pravidelnej spolupráci už partner vie, ako priestory vyzerajú, aká technika sa používa a čo sa riešilo naposledy. Majiteľ má kam zadať ďalšiu požiadavku a pri novej úlohe nemusí opäť vysvetľovať všetko od začiatku. Fotografie a záznamy z predchádzajúcich prác pritom zostávajú dohľadateľné.

Jedna zmena môže priniesť viac úloh naraz

Predstavme si kaviareň, ktorá rozširuje ponuku. Potrebuje upevniť novú tabuľu, pripraviť grafiku menu a zmeniť informácie na existujúcom webe. Alebo kanceláriu, do ktorej prichádza nový kolega. Treba zostaviť stôl, nastaviť počítač a pripojiť ho do siete. Sú to bežné situácie, pri ktorých sa údržba a digitálne služby prirodzene stretnú.

Prevádzkovo ich umožňuje dohodnúť v rámci jedného programu so zodpovedajúcim rozsahom. Neznamená to, že všetky profesie zastane jeden človek. Na jednotlivé práce je potrebná príslušná odbornosť. Majiteľ však nemusí každú časť organizovať ako úplne novú spoluprácu.

Požiadavky sa nestratia medzi telefonátmi

Keď problém nahlási kolegyňa majiteľovi a ten ho pošle ďalej v správe, o týždeň už nemusí byť jasné, čo sa vlastne dohodlo. Pri viacerých úlohách sa ľahko zabudne na fotografiu, termín alebo informáciu, že niečo už bolo hotové.

V klientskej aplikácii Prevádzkovo sa požiadavka zadá spolu s opisom a prípadnými fotografiami. Klient si vyberie z dostupných termínov a sleduje, v akom stave práca je. Na zmeny ho upozornia notifikácie. Po dokončení má k dispozícii históriu, fotografie aj prehľad spotrebovaných hodín.

Ak sa neskôr potrebuje vrátiť ku konkrétnej oprave, nemusí hľadať starú komunikáciu v telefóne. V aplikácii nájde aj faktúry. Táto evidencia je súčasťou všetkých programov, takže aj firma, ktorá potrebuje iba údržbu, má rovnaký prehľad o objednaných prácach.

Od bežných opráv po vlastné aplikácie

Tri firemné programy sa líšia počtom hodín aj službami, ktoré zahŕňajú. Každý vyšší pridáva možnosti k predchádzajúcemu.

Prevádzkovo 4: údržba a bežné opravy

4 hodiny mesačne za 279 €. Program je určený na údržbu, opravy, montáže a starostlivosť o vybavenie, budovu a areál. Hodí sa napríklad na práce, ktoré sa počas mesiaca nazbierajú: nastavenie dverí, opravu nábytku, montáž police alebo upevnenie vybavenia. IT, web a digitálne služby do tohto programu nepatria.

Prevádzkovo 8: navyše IT, web a marketing

8 hodín mesačne za 499 €. K údržbe pribúda IT podpora, správa techniky, siete, kamery a servery. Súčasťou je aj správa a úprava existujúcich webov, SEO, grafika, reklamné materiály, online marketing a správa kampaní. Firma tak môže v jednom mesiaci riešiť napríklad pripojenie pracoviska a v ďalšom aktualizáciu webu či prípravu podkladov k novej ponuke.

Prevádzkovo 16: automatizácie, aplikácie a AI na mieru

16 hodín mesačne za 899 €. Zahŕňa všetko z nižších programov a navyše vývoj softvéru, nových webov a aplikácií, databázy, automatizácie a AI riešenia. Sem patrí vlastný chatbot, zákaznícky portál alebo prepojenie systémov, medzi ktorými sa dnes údaje prepisujú ručne.

Programy 8 a 16 sa dajú využívať aj výhradne na digitálne služby, ktoré zahŕňajú. Ceny sú konečné, poskytovateľ nie je platiteľom DPH. Podrobný rozsah je uvedený pri firemných paušáloch.

Rozvoj, ktorý sa stále odkladá

Pokazené dvere si pozornosť vypýtajú. Ručné prepisovanie objednávok menej. Človek si naň zvykne a berie ho ako súčasť práce, hoci mu z každého dňa ukrajuje čas. Podobne sa odkladá neprehľadný web, zdĺhavé pripravovanie ponúk alebo hľadanie údajov v niekoľkých tabuľkách.

Práve tu má spojenie údržby a digitálnych služieb ďalší význam. Firma nemusí čakať na poruchu, aby mala čo riešiť. Ak má pravidelnú mesačnú kapacitu, má dôvod sadnúť si aj k tomu, čo by sa dalo robiť jednoduchšie. V programe 8 sa môže venovať existujúcemu webu, IT či marketingu. V programe 16 aj vývoju vlastných riešení.

Modernizácia pritom nemusí začať veľkým projektom. Zákazník chce dostať odpoveď, zistiť cenu alebo si rezervovať termín. Zamestnanec potrebuje nájsť správne údaje bez toho, aby ich pýtal od troch kolegov. Zlepšenie týchto situácií má pre firmu zmysel aj bez toho, aby menila všetky svoje systémy.

Od prvej otázky po cenovú ponuku

Návštevník príde večer na web a potrebuje sa zorientovať v službách. Vlastný chatbot mu môže odpovedať podľa firemných podkladov, zistiť, o čo má záujem, a vypýtať si kontakt. Majiteľ tak dostane nový dopyt aj s informáciami o tom, čo zákazník potrebuje. To je získavanie leadov: kontaktov na ľudí, ktorí už prejavili záujem.

Na dopyt môže nadviazať AI agent. Podľa dohodnutého cenníka a pravidiel pripraví cenovú ponuku. Firma si určí, či ju smie poslať rovno zákazníkovi, alebo ju najprv dostane človek na schválenie. Ak zákazník neodpovie, systém môže po dohodnutom čase odoslať pripomenutie. Majiteľ potom nemusí každý rozpracovaný obchod sledovať ručne.

Pri rezerváciách sa dá podobne nastaviť potvrdenie termínu a pripomienka pred návštevou. Pri objednávkach informovanie o ich stave. Zákazník vie, čo sa deje, a zamestnanec nemusí opakovane písať rovnakú správu.

Menej prepisovania, lepší prehľad

V inej firme môže byť najväčším problémom administratíva. Údaj z formulára príde e-mailom, niekto ho prepíše do tabuľky a neskôr znovu do ďalšieho systému. Ak používané nástroje umožňujú prepojenie, tieto kroky sa dajú zautomatizovať. Pravidelný report sa potom môže pripravovať z dostupných údajov bez ručného skladania tabuliek.

Pre zákazníkov sa dá vytvoriť vlastná aplikácia alebo portál. Zadajú v ňom požiadavku, pridajú podklady, sledujú stav a nájdu svoje ponuky či dokumenty. Pri zmene dostanú upozornenie. Vo vnútri firmy môže podobná aplikácia pomôcť s plánovaním práce, evidenciou zákaziek alebo schvaľovaním dokumentov.

Toto sú príklady, nie hotový zoznam toho, čo musí mať každá firma. Niekomu pomôže jeden automatický report, inému rezervácie a ďalšiemu prepojenie viacerých systémov. Riešenie sa navrhuje podľa toho, čo sa vo firme opakuje a kde ľudia strácajú čas.

Dôležité je začať tým, čo má zmysel

Pred zavedením chatbota treba mať poriadok v informáciách, z ktorých bude odpovedať. Pred automatickým odosielaním ponúk zase jasný cenník a pravidlá pre výnimky. Pri prepojení systémov treba overiť ich technické možnosti a potrebné prístupy.

Majiteľ určí, čo chce dosiahnuť a čo má zostať na jeho schválení. Potom sa dá začať jednou úlohou, vyskúšať ju pri bežnej práci a podľa skúseností pokračovať.

Ako sa plánujú hodiny a náklady

Všetky práce čerpajú z jednej mesačnej kapacity. Ak sa v programe 16 venujú štyri hodiny údržbe, na ostatné práce zostáva dvanásť. Väčší vývoj sa preto najprv rozdelí na dohodnuté etapy alebo sa jeho rozsah a cena dohodnú osobitne. Vlastná aplikácia nemusí byť hotová za jeden mesiac.

Pri fyzickej návšteve sa účtuje minimálne štvorhodinové okno. Oplatí sa naň pripraviť viac vhodných prác. Nevyužité hodiny sa do ďalšieho mesiaca neprenášajú a termín návštevy sa vyberá z dostupných okien. Služba nie je havarijnou pohotovosťou.

Materiál, hardvér, licencie, hosting, reklamný rozpočet či spotreba platených AI služieb nie sú automaticky v cene paušálu. Potrebné výdavky sa dohodnú vopred. Rovnako sa osobitne riešia práce mimo vybraného programu. Zásahy do vyhradených technických zariadení môžu vykonávať iba pracovníci s príslušnými oprávneniami.

Začať sa dá zoznamom odkladaných vecí

Na prvý rozhovor netreba pripravený technický projekt. Stačí spísať, čo treba opraviť, čo pri práci zdržuje a čo by majiteľ chcel zmeniť. Pri digitálnych úlohách pomôže ukázať súčasný postup. Napríklad ako dnes vzniká cenová ponuka alebo odkiaľ sa zbierajú údaje do reportu. Podľa toho sa dá vybrať program a dohodnúť prvé práce.

Spolupráca sa začína jedným plateným skúšobným kalendárnym mesiacom za štandardnú cenu programu. Počas neho si firma overí prácu, komunikáciu aj používanie aplikácie. Pred skončením sa rozhodne, či jej tento spôsob spolupráce vyhovuje. Ďalšia spolupráca na 12 mesiacov začne iba po jej výslovnom potvrdení. Bez neho sa skúšobný mesiac skončí bez automatického predĺženia.

Prvé potreby možno opísať cez krátky kontaktný formulár. Ak už má firma vybraný program, môže odoslať nezáväzný záujem o paušál.